Dobre przygotowanie do kontroli fiskusa zajmuje trochę czasu – jest to również okres, w którym można uporządkować dokumenty i dokonać korekty ewentualnych błędów. Przedsiębiorca upewnia się, że jego biznes nie będzie miał większych kłopotów podatkowych w przyszłości. Praktycznie jest to samokontrola, bo urzędnicy nie mogą przyjść niezapowiedzianie.

Fiskus ma obowiązek poinformować przedsiębiorce o zamiarze dokonania kontroli podatkowej z uprzedzeniem  od 7 do 30 dni.

Jest to dobry czas by przygotować dokumenty, zweryfikować rozliczenia i nanieść korekty.

Co dokładnie należy zrobić?

Każda kontrola podatkowa obejmuje konkretny zakres działalności: np. rodzaj podatku, jaki ma ulec kontroli oraz okres rozliczeniowy.

• Należy przygotować rejestry stosowne do okresu i rodzaju podatku jaki ulegnie kontroli
• Pamiętać trzeba, że dokumenty podlegające kontroli fiskusa należy przechowywać 5 lat – licząc je od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.
• Natomiast dokumenty świadczące o opłacaniu pracowników i ich składek trzeba przechowywać aż 50 lat po skończeniu ich okresu  pracy.
• Pamiętać należy również. że wszystkie dokumenty podlegające kontroli muszą być uporządkowane według okresów sprawozdawczych.

Korekta deklaracji podatkowych

Okres przed kontrolą fiskusa służy temu, by pracodawca samemu dokonał korekt swoich deklaracji podatkowych. Jest to notoryczna procedura i wielu przedsiębiorców łapie się na swoich błędach.

Korekty możemy dokonać niezależnie od zakresu i rodzaju pomyłek jakich dokonaliśmy w zeznaniach.

• Należy złożyć deklarację korygującą wraz z pismem, która uzasadni dokonanie zmian w deklaracji podatkowej.

W razie gdy szef nie będzie obecny podczas kontroli

może wyznaczyć swojego reprezentanta lub pełnomocnika, który przyjmie kontrolę. Osoba taka jest upoważniona na piśmie lub ustnie (do protokołu kontrolujących).

Dokumenty i deklaracje w języku obcym trzeba przetłumaczyć

Najkosztowniejsze w całej procedurze okazują się przekłady dokumentów z języka obcego na polski. Kwestia ta dotyczy głównie przedsiębiorców, którzy mają do czynienia z firmami zagranicznymi i wystawiają, bądź otrzymują rozliczenia w języku obcym. Każdy dokument podatkowy wystawiony w języku obcym (oprócz oryginału) musi być przetłumaczony na polski przez tłumacza przysięgłego. Niestety nie wystarczy stwierdzenie, czy podsumowanie dotyczące zawartości dokumentów. Koszty tłumaczeń przedsiębiorca ponosi sam.

Programy fiskalno-księgowe w obliczu kontroli

Jeżeli korzystamy z programów komputerowych musimy liczyć się z tym, że one również ulegną kontroli fiskusa. Jest to dodatkowa procedura podczas której urzędnicy pobierają dane z naszego programu i analizują ich zgodność. Przy okazji powinniśmy przejrzeć opcje programu – ocenić czy wszystkie dane są zapisywane poprawnie. Jeżeli nie – musimy dokonać korekty.

• Musimy stworzyć informację odnośnie tego, jakiego oprogramowania używamy w firmie
• Jakiego rodzaju formatów plików nasz program używa do przetwarzania danych
• Należy też wskazać ewentualne formaty plików z jakich program może korzystać – nawet jeżeli ich nie używamy

W przypadku księgowania elektronicznego przedsiębiorca musi dokonywać kopii zapasowych danych. Dane powinny być zapisane na nośniku zabezpieczonym na okres 5-ciu lat (a dla pracowników 50 lat od wygaśnięcia ich umowy). Na własną odpowiedzialność przedsiębiorca musi chronić własne zasoby cyfrowe (a także wszelkie inne dokumenty niecyfrowe), chyba, że zleca archiwizowanie danych firmie zewnętrznej (np. kiedy aplikacje działają w chmurze danych, a właściciele zapewniają bezpieczeństwo).

O tym, jak przebiega typowa kontrola fiskusa napiszę w kolejnym wpisie.