Elektroniczny obieg dokumentów

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej to wyzwanie, które pochłania dużo czasu i energii, ale prowadzenie firmy, która zatrudnia pracowników to jeszcze więcej zadań, większa odpowiedzialność i… większy chaos. Opanowanie sytuacji czasem może być trudne, dlatego z pomocą przychodzą produkty ułatwiające komunikację w firmie i porządkujące dane.

Programy dla firm to dobre rozwiązanie, jeżeli wszyscy pracownicy, albo przynajmniej ich większość pracują „z danymi”. Elektroniczny obieg dokumentów jest systemem, pozwalającym na gromadzenie informacji oraz łatwe udostępnianie ich pracownikom. Rotacja dokumentów jest kontrolowana a jednocześnie łatwa. Znacznie przyspiesza pracę, ponieważ pracownicy nie muszą tracić czasu na przeglądanie wielu teczek lub plików elektronicznych. Kadra ma dostęp do przechowywanych e-maili, faktur, dokumentów prawnych, skanów umów, plików elektronicznych, ogłoszeń itp. Każdy dokument jest odpowiednio opisany i przyporządkowany do konkretnej kategorii. Mogą być opatrzone różnymi klauzulami, to znaczy, że nie każdy dokument będzie dostępny dla każdego pracownika – gwarantuje to zabezpieczenie przed dostępem do ważnych danych i wypłynięcia ich z firmy. Pliki mogą być sklasyfikowane pod względem projektów, klientów, produktów, dostawców lub innych kategorii. Program umożliwia pracę kilku osobom nad jednym projektem, dzięki możliwości aktualizowania plików. Już nie trzeba przechowywać na komputerze kilku podobnych plików z poszczególnych etapów pracy nad projektem. Program pozwala na podgląd zmian, jakie zostały wprowadzone w dokumencie. W zależności od potrzeb użytkowników, system może być dopasowywany. Jego zaletą jest dostęp z przeglądarki internetowej, co jest o tyle wygodne, że nie trzeba znajdować się w siedzibie firmy lub nosić ze sobą służbowego laptopa, żeby wprowadzać zmiany.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*