Księgi rachunkowe: jak długo można je przechowywać?

umowa smieciowa

Na łamach portalu Infor.pl postanowiono zapytać, czy można zniszczyć księgi rachunkowe za 2007 rok i jak zorganizować zniszczenie tych dokumentów. No właśnie: jak?

Co z tymi księgami rachunkowymi?

Księgowa Irena Pazio napisała na stronie Infor.pl, że w obecnej chwili nie można zlikwidować ksiąg rachunkowych za 2007 rok. Kiedy więc będzie to możliwe? Dopiero pierwszego stycznia 2014 roku. Warto odnotować, że kwestii fizycznego niszczenia księgowych dokumentów nie regulują przepisy prawne, aczkolwiek likwidacja dla celów dochodowych powinna zostać potwierdzona protokołem zniszczenia.

umowa zlecenie

Co mówi na ten temat ustawa o rachunkowości? Otóż jasno i bezpośrednio wskazuje ona (art. 74 ust. 2 pkt 1), że księgi rachunkowe przechowywać należy przez co najmniej pięć lat. Okres ten należy liczyć (zgodnie z art. 74 ust. 3 uor) od początku roku, który następuje po roku obrotowym, którego dotyczą księgi rachunkowe. Co oznaczałoby zastosowanie się do tego przepisu? Że ten, który by to zrobił, miałby obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych za 2007 r. do końca 2012 roku. Co ciekawe, formalnie (tj. zgodnie z prawem bilansowym) można by je fizycznie zlikwidować już pierwszego stycznia 2013 roku, ale, zgodnie z art. 86 Ordynacji podatkowej księgi rachunkowe (a także prowadzone dla celów podatkowych ewidencje, rejestry i związane z nimi dokumenty) należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Według art. 70 § 1 termin ten wynosi pięć lat i liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Co to oznacza? Że wymagany okres przechowywania ksiąg rachunkowych dotyczących 2007 r. upływa dopiero z końcem 2013 r.

businnesman

Oznacza to, że ustawa o rachunkowości przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż to wynika to z podatkowych przepisów.

Jeżeli chce się pogodzić prawo bilansowe i podatkowe, to minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych należy ustalić na sześć lat, począwszy od zakończenia roku obrotowego, za który księgi rachunkowe były sporządzone. Warto podać przykład. Przykładowo księgi rachunkowe za bieżący rok obrotowy, tj. rok 2013, muszą być przechowywane do końca 2019 r.

Tego, jak dokumentację księgową należy niszczyć po upływie obowiązkowego okresu jej przechowywania, przepisy o rachunkowości (jak także ustaw podatkowych) nie określają. Co to oznacza? Że każda jednostka może tę kwestię uregulować we własnym zakresie (spalenie, pocięcie w niszczarce, oddanie wyspecjalizowanej firmie zajmującej się niszczeniem dokumentów).

Udokumentowane powinny być dla celów dowodowych powinny być: fakt zakwalifikowania do zniszczenia, a potem fizyczna likwidacja. Co może być takim dokumentem? Protokół zniszczenia, w którym nie tylko znajdzie się informacja o zakwalifikowaniu określonych dokumentów do zniszczenia (wraz z podpisami osób dokonujących takiej kwalifikacji i akceptacją kierownika jednostki), ale też stwierdzenie ich fizycznej likwidacji (wraz z podpisami osób za nią odpowiedzialnych).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*