Kojarzycie sceny z filmów, w których szef działu przynosi biednego pracownikowi, którego ledwo widać zza stosu papierów, kolejne kilka ryz do przejrzenia i stworzenia z nich oferty, raportu, zestawienia? To teraz wyobraźmy sobie wspólnie, że podobnie sprawa wygląda w przypadku dokumentów elektronicznych. Setki maili od klientów, innych pracowników, szefa, do tego doliczyć trzeba spam i codziennie w skrzynce czeka spora porcja do przejrzenia. Sprawa wygląda jeszcze gorzej, jeśli większość wiadomości nie ma tytułu.
Jak usprawnić obieg dokumentów elektronicznych w firmie? Można dalej wysyłać wiadomości na maile z zastrzeżeniem, że będą odczytywane tylko te, które mają ściśle i jasno określony temat. Zawsze możemy też pójść w ślady Michała Rusinka i ignorować maile, które zaczynają się od „witam”. Są jednak inne, lepsze sposoby na rozwiązanie tego problemu.
System obiegu dokumentów raz na zawsze pozwoli zapomnieć o rozterkach związanych z pracą nad wspólnym projektem, rzecz jasna nie przy jednym komputerze. Dzięki takiemu rozwiązaniu widoczne będą nie tylko wprowadzane zmiany, ale również to, kto jest ich autorem. Takie funkcje posiada na przykład technologia Microsoft SharePoint. Co więcej, obieg dokumentów to tylko jedna z jej zalet. Teraz nie musimy się też martwić o bezpieczeństwo danych – są zakodowane w taki sposób, że może je odczytać tylko osoba do tego upoważniona. Brzmi bezpiecznie, prawda?
Od tej pory komunikacja w pracy będzie jeszcze bardziej płynna, zwłaszcza, jeśli wcześniej była bolączką. Bo wcale nie trzeba pracować w kilkuset osobowej korporacji, aby nie występowały lagi komunikacyjne i wszystkie szumy, o których sporo pisał Claude Shannon – twórca jednego z popularniejszych schematów komunikacji.
Warto więc zastanowić się, czy takie rozwiązanie nie sprawdzi się również w naszej firmie od samego początku, kiedy jeszcze ani mowa, ani pismo nie zdążyły stać się źródłem nieporozumień.
Dodaj komentarz