Sprawny jak sekretariat


W każdej firmie każdy ma swoją działkę, swój ogród do urządzenia. Dyrektor patrzy z góry na wszystkie ogrody i wierzy, że są dobrze zarządzane. Za wiarą idą dowody w postaci dorodnych owoców pracy. Spokój, który może poczuć lub nie, jest bezpośrednio i nierozerwalnie powiązany z sekretariatem, czyli miejscem, gdzie wszystkie administracyjne sprawy zostają rozwiązane.

 

Dobra praca sekretariatu musi być jak filtr. Jego działanie polega na selekcji i redukcji niepotrzebnych wpływów. Jeśli to możliwe, sekretariat i wykonywane w nim usługi sekretarskie powinny być dodatkowo jak dobra izolująca ściana, która tłumi hałasy i drgania. To znaczy, że dyrektor zamknięty szczelnie w swoim pokoju powinien czuć spokój i komfort. Nie może być zarzucany niepotrzebnymi sprawami, które mogą negatywnie wpływać na jego prace, a przez to na zarządzanie całą firmą. Jeśli – mówiąc językiem anatomicznym – sekretariat jest przystawką serca, dyrektor jest sercem, albo właściwiej, sekretariat to serce, dyrektor to mózg. A jak wiemy, mózg nie może sobie pozwolić na zbyt dużo niepotrzebnych informacji, bo będzie miał problem z podjęciem właściwej decyzji. I tu jest właśnie istota działania sekretariatu.

3 ważne zasady, to:

Organizacja. Przede wszystkim, żeby wszystko uporządkować potrzebne jest skuteczne prowadzenie terminarza. Skuteczne, bo samo prowadzenie nie gwarantuje skuteczności, tymczasem skuteczne, to oznacza, że: notujemy tam wszystkie, nawet na pierwszy rzut oka, mniej ważne spotkania, podróże, narady, przedsięwzięcia, na których dyrektor powinien lub może chcieć się pojawić.

Zdolności interpersonalne. Jednocześnie, częste przebywanie z szefem powinno pomóc zrozumieć jego charakter, wiedzieć jak należy postępować z tego typu człowiekiem. Przyszłe zadania, przedsięwzięcia, będą miały łagodniejszy przebieg, jeśli już poznamy swojego szefa i będziemy wiedzieć, jak lubi pracować i jak reaguje na różne niepowodzenia.

Asertywność. No i nie dajmy się zwariować, tzn. jeśli mam spotkania z różnymi klientami, wspólnikami firmy, poświęćmy im tyle czasu, ile możemy poświęcić. W razie przedłużającego się spotkania musimy jasno określić, ile możemy czasu poświecić i co w tym czasie należy omówić.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

*